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存證信函怎麼寫?能證明什麼、範本、郵局寄送與收到後怎麼辦

被欠錢、想解約、房客一直拖租金,很多人第一個想到的是「寄存證信函」。先講結論:存證信函是郵局幫你證明「哪一天、寄了什麼內容、寄給誰」的掛號信。它能讓催告、解約這類法律上的通知生效,也能留下證據;但它不是判決,也不能證明你說的是真的。
下面依台灣現行法規與郵局公告,一次整理效力界線、寫法與範本、郵局寄法與費用,以及收到信或對方拒收時怎麼辦。
存證信函是什麼?郵局證明「哪天、寄了什麼、寄給誰」的掛號信
依郵件處理規則第34條,存證信函是交寄掛號信函時加付存證相關資費,照中華郵政規定的方式繕寫,並把內容完全相同的副本留在郵局、備作證據的信。郵局的副本自交寄日起保存 3 年,期滿銷燬。司法院裁判書用語辭典的解釋也相同。

一般寄信,郵局不替你證明信裡寫了什麼。郵件處理規則第3條說得很直接:郵局對郵件內容不予證明,唯一的例外是存證信函留在郵局的那份副本。同樣是掛號信,只有存證信函能證明「信裡寫了什麼」。
可以把郵局想成一位見證人:它能作證你哪天說了哪些話、說給誰聽,但不會替你作證這些話是對的。
| 存證信函能證明 | 存證信函不能證明 |
|---|---|
| 寄件人是誰、收件人是誰 | 信裡說的事實是真的 |
| 交寄的日期 | 寄件人真的有信裡主張的權利 |
| 信件的完整內容(郵局留有副本) | 收件人真的負有信裡要求的義務 |
| 附回執時,收件人收到郵件 | 收件人同意信裡的內容 |
| — | 對方因此必須付錢或照做 |
存證信函證明的是「你通知過」,不是「你是對的」。把這條界線記住,後面怎麼寫、要不要寄,就好判斷多了。
存證信函的法律效力:到達對方才生效,不是判決也不證明你是對的
民法第95條規定,非對話的意思表示,以通知達到相對人時發生效力。寫信屬於非對話,所以催告、解約、撤銷這些通知,是從對方收到那一刻起算,不是從你寄出那天。
什麼叫「達到」?最高法院的見解是:意思表示進入相對人的支配範圍,處在對方隨時可以了解內容的狀態,就算達到;送到相對人的住居所或營業所即可,不必交到本人手上,也不管對方讀了沒有(最高法院58年台上字第715號、54年台上字第952號判例)。
存證信函的用處就在這裡:它同時證明「寄了什麼」,附回執時也證明「對方收到」,讓通知生效的時間點有憑有據。臺中市政府的消費者保護說明也提醒,存證信函只能證明發信人表達了某個意思、收信人確實收到,不代表發信人真的擁有信中所說的權利。
鄰近國家的郵局也畫了同一條線。日本郵便說明「內容證明」證明的是文件的存在與寄送日期,不證明內容是否真實;韓國郵政說得更直白:單是寄出內容證明,本身不會產生法律效力。這是國外的參考,但道理相通——郵局證明的是「寄送」,法律效果要看信裡寫了什麼。
很多人以為「寄了存證信函,就等於贏了一半」。其實它沒有強制力,對方不理,你不能拿它請法院強制執行;能強制執行的依據列在強制執行法第4條,像確定判決、依法成立的和解或調解,存證信函不在其中。它是程序的第一步,不是結果。
什麼情況該寄存證信函:催告付款、解除或終止契約、撤銷與瑕疵通知
要不要寄,先問自己一句:「我要讓哪個法律效果發生?」答得出來,存證信函就有用;答不出來,它只是一封比較貴的信。
最常見的情境,以及法律要你通知什麼:
| 情境 | 法律依據 | 信裡一定要寫到 |
|---|---|---|
| 借錢沒約定還款日 | 貸與人得定一個月以上的相當期限催告返還(民法第478條) | 借款日期、金額,「本函送達後一個月內返還」 |
| 貨款、工程款到期沒付 | 有確定付款日的,期限屆滿就負遲延責任;沒有確定日期的,經催告後才負遲延責任(第229條);可請求遲延利息(第233條) | 應付金額、到期日、付款方式 |
| 對方一直不履行,想解約 | 定相當期限催告,期限內不履行得解除(第254條);解除要向對方以意思表示為之(第258條) | 催告期限、逾期將解除、要對方返還什麼 |
| 房客欠租想終止租約 | 房屋遲付租金達 2 個月租額、定期催告仍不付,得終止(第440條) | 欠租期間與金額、催告期限、終止與遷讓 |
| 租期到了不續租 | 期滿仍使用、出租人不即表示反對,視為不定期繼續(第451條) | 「屆期不再續租」、屆期返還房屋 |
| 被騙或被脅迫簽約 | 發現詐欺或脅迫終止後 1 年內撤銷(第92條、第93條) | 撤銷哪一個意思表示、理由 |
| 收到的貨有瑕疵 | 買受人應從速檢查、發現瑕疵應即通知,怠於通知視為承認(第356條) | 瑕疵內容、發現日期、你的請求(例如更換、減少價金) |
| 網購或到府推銷 7 天內反悔 | 7 日內以退回商品或書面通知解除,期間內發出書面即視為解除(消費者保護法第19條) | 訂單資料、依消保法第 19 條解除、退款方式 |
其他像抵銷(第335條)、債權讓與通知債務人(第297條)、拋棄繼承後書面通知其他繼承人(第1174條),也都要「通知對方」,常用存證信函留證據。
表裡有兩個時間點最容易被忽略:買賣瑕疵是「發現就要通知」,拖久了可能被當成已接受那批貨;消保法第 19 條看的則是「發出」,7 天內把書面寄出去,契約就視為解除,臨櫃交寄的郵戳日期剛好拿來證明。
舉個例子:一家小公司出貨三個月,客戶每次都說「下個月一定付」。這時寄存證信函,不是為了嚇人,而是把應付金額、到期日與催告日期固定下來,之後要算遲延利息、聲請支付命令或起訴,都有一個清楚的起點。口頭和訊息都催過、準備走下一步的時候,就是寄存證信函的時機。
存證信函能中斷時效嗎?請求後 6 個月內沒起訴就不算
可以,但只撐得了 6 個月。民法第129條規定,消滅時效因請求、承認、起訴而中斷;寄存證信函向對方要錢就是「請求」,而且請求不需要特定方式(最高法院51年台上字第3500號判例)。

關鍵在第130條:因請求而中斷的時效,請求後 6 個月內不起訴,視為不中斷。最高法院也說明,只是一直請求、卻沒在 6 個月內起訴,中斷的效力就保不住(71年台上字第3435號判例)。聲請支付命令、聲請調解,與起訴有同一效力(第129條第2項)。
寄信前,先弄清楚自己的請求適用哪一種時效、還剩多久。時效從請求權可以行使時起算(第128條),常見的有三種:
算一筆帳:假設一位裝修承攬人的工程款 2024 年 12 月 1 日到期,承攬報酬的時效是 2 年(第127條第7款),大約到 2026 年 12 月 1 日屆滿。他在 2026 年 11 月寄出存證信函,對方 11 月 10 日收到,時效因請求而中斷;但他得在 2027 年 5 月 10 日前起訴、聲請支付命令或調解。沒做的話,這次請求就當作沒發生,而原本的 2 年早就過了。
「每 5 個月寄一封就不會過期」的想法因此不成立。日本民法的設計也一樣:日本民法第150條規定催告後 6 個月內時效不完成,但這段期間內再度催告,不再有延長效果。存證信函幫你爭取的是 6 個月的準備時間,不是無限延長。
時效已經完成才寄,也救不回來;另外,債務人自己的「承認」也會讓時效重新起算,收件人要特別留意,後面會再說明。貨款、工程款這類 2 年時效的請求,最容易在「再等等看」之間過期。
存證信函怎麼寫:必寫要素與會讓信白寄的 5 種寫法
存證信函的內容沒有法定格式,書寫格式則要照郵局的規定。中華郵政的存證信函格式每頁 10 行、每行 20 格,每格寫一個字;可以手寫、打字,或寫好後影印,一式三份;塗改增刪要註明位置並蓋寄件人印章,每頁最多 20 字。寄件人是公司、商號的,要加蓋單位圖章,並由法定代理人簽名或蓋章。
存證信函必寫的 6 個要素
- 寄件人與收件人:姓名或公司全名、詳細地址。寄給公司,寫公司全名並註明法定代理人。
- 事實:人、事、時、地、物——哪天簽了什麼契約、金額多少、哪裡出了問題。
- 你的請求:要對方做什麼,寫到對方沒辦法另作解釋,例如「給付新臺幣○萬元」「於○月○日前修補」。
- 期限:給一個相當期限。天數沒有統一標準,要看事情的性質;借款沒約定還款日的,法律直接要求給一個月以上。
- 依據:契約條款或法條,寫得出來就寫。
- 不配合時的作法:例如「逾期將依法聲請支付命令或提起訴訟」。
期限寫清楚還有一個好處:依民法第229條第3項,催告定有期限的,債務人從期限屆滿時起負遲延責任,遲延利息從哪天起算一看就知道。消費爭議的話,臺中市政府的說明以 7 至 10 天為合理時日,可以參考。
臺中市政府也建議,寫完先給幾個人看,大家都看得懂才算清楚。存證信函是寫給法官看的,不是寫來讓對方生氣的。
寫錯就白寄或反咬自己的 5 種寫法
- 順手承認對自己不利的事:例如「雖然我方也延誤了兩週」。存證信函會被拿來當證據,對你不利的話一樣會被引用。
- 威脅或人身攻擊:寫「依法處理」是主張權利;揚言對人身、財產做不法的事,可能碰到刑法第305條恐嚇危害安全;把貶損名譽的指控用副本寄給對方的公司或親友,可能碰到第310條誹謗。
- 抵銷附條件:例如「如果你不付,我就從尾款扣」。民法第335條規定,抵銷的意思表示附有條件或期限者無效;要抵銷,就直接表示抵銷。
- 還沒想清楚就解約:民法第258條第3項規定,解除契約的意思表示不得撤銷。
- 漏寄對象:契約對方有好幾個人時,解除要向全體為之(第258條第2項),終止也準用(第263條);共同出租的,反對續租也要由出租人全體表示(最高法院63年台上字第2139號判例)。
寫存證信函只有一個原則:只寫拿得出證據的事實,只提你真的要的請求。
存證信函範本:催討借款、催告履行並解約、終止租約、裝修瑕疵通知
下面四種範本,把 ○ 換成實際內容即可。官方也有現成範本:內政部地政司的租賃糾紛存證信函範本(修繕、欠租、終止、點交、押金),以及臺中市政府法制局的消費爭議案件存證信函參考範本(網購解約、訪問交易)。
範本一|催討借款(沒有約定還款日)
- 寄件人:○○○,住○○市○○區○○路○號
- 收件人:○○○,住○○市○○區○○路○號
- 內文:台端於民國○年○月○日向本人借款新臺幣○萬元,有轉帳紀錄與訊息可證,雙方未約定還款日期。依民法第478條,特以本函催告台端於本函送達後一個月內,將上開借款匯入本人○○銀行帳戶(帳號○○○)。逾期未還,本人將依法聲請支付命令或提起訴訟,並請求自期限屆滿翌日起按週年利率百分之五計算之遲延利息。
一個月是法律的要求,不是習慣。最高法院的見解是,借款沒定期限時,催告不一定要寫期限,只要催告後已經過了一個月以上的相當期間,借用人就有返還義務(73年台抗字第413號判例);信裡直接寫明一個月,日後算日子最清楚。
範本二|催告交貨,並預告解除契約
- 內文:本公司與貴公司於民國○年○月○日簽訂採購合約,約定貴公司應於○年○月○日前交付○○設備,本公司已依約支付訂金新臺幣○元。迄今貴公司仍未交貨,特依民法第254條催告貴公司於本函送達後○日內交貨。逾期未交,本公司將解除契約,並請求返還已付訂金及賠償損害。
範本三|房東催繳租金並終止租約
- 內文:台端向本人承租○○市○○區○○路○號○樓,租金每月新臺幣○元,自民國○年○月起至今積欠○個月租金共○元,已達二個月租額。特依民法第440條催告台端於本函送達後○日內付清;逾期未付,本人即終止租約,請台端於終止日遷讓返還房屋並結清費用。
範本四|裝修瑕疵通知,請求修補
- 內文:台端於民國○年○月○日完成本人住處○○裝修工程,本人於○月○日發現○○處滲水、○○處磁磚空心,照片如附件。依民法第493條,請台端於本函送達後○日內修補完成;逾期未修補,本人將自行僱工修補,並請求償還修補必要費用。
範本三把「催告」和「逾期即終止」寫在同一封,內政部的租賃範本也是這樣寫,可以少寄一封。不過住宅租賃還要多看一部法:適用租賃住宅市場發展及管理條例第10條的租約,房東因欠租提前終止,要在終止前 30 日檢附事證、以書面通知房客,範本三的終止日期要往後留足 30 天。
範本讓你不漏要素;期限給多久、要不要同時解約,還是要看你的契約與證據。
存證信函怎麼寄:份數、郵局費用、臨櫃與網路交寄
臨櫃寄送的流程:

- 到郵局買存證信函用紙,或從中華郵政下載專區下載格式;下載的格式不能自行改樣式,否則郵局不收寄。
- 寫好、簽名或蓋章,準備一式三份:寄件人、收件人、郵局各一份;每多一位收件人或副本收件人,就多一份。
- 到郵局櫃台辦理存證,以掛號寄出,建議加附回執。郵局只做形式檢查,例如錯字、用印、日期,不審查內容對不對。
- 帶回蓋好郵戳的自留副本與郵局收據,日後寄回的回執也要收好。
| 項目 | 臨櫃交寄 | 網路交寄 |
|---|---|---|
| 存證費 | 首頁 50 元,續頁或附件每張 30 元 | 同左 |
| 郵資(20 公克內) | 掛號 28 元;附白色回執另加 15 元,附掛號回執另加 25 元 | 1~3 張 43 元(已含掛號與回執) |
| 印製費用 | 無 | 雙面列印首張 2 元,續張 0.8 元 |
| 一頁、寄一人試算 | 約 93~103 元 | 約 95 元 |
| 多久寄出 | 當天交寄 | 要先開戶;交寄次日起 3~4 個工作天開始投遞 |
試算是依公告自行加總,實際以郵局最新公告為準。同一封信寄給多人時,內容相同的其餘各件,存證費減半。一頁寄一個人,大約一百元上下,就能把「通知過」變成郵局作證的紀錄。
網路寄的正式名稱是「存證信函網路交寄」。依中華郵政網路交寄 Q&A,要先在「電子函件/存證信函服務系統」註冊,再把申請表送到郵局,約 3~4 個工作天開通;本文加附件雙面列印不能超過 10 張,以系統電子章取代印章。
郵局只幫你保存 3 年,你自己的副本、收據與回執,要留到整件事結束。3 年聽起來很長,但借款的時效是 15 年;日本郵便可在寄出後 5 年內請求閱覽謄本、韓國郵政保存 3 年,郵局的保存期限往往比請求權的時效短。
對方拒收或招領逾期退回,存證信函還有效嗎?
多數情況下仍然有效。投遞時沒人在家,掛號信會送到指定郵局招領,招領期間從通知招領的次日起算 15 日,期滿沒領就退回寄件人(郵件處理規則第50條)。

招領逾期退回算不算到達,過去法院看法不一,最高法院大法庭在 2021 年統一了見解:掛號信寄到相對人的住所地,郵局因不獲會晤而製作招領通知單,除非相對人能證明客觀上有不能領取的正當事由,否則從受招領通知時起,意思表示就已經到達、發生效力,不以實際領取為必要(最高法院109年度台上大字第908號裁定新聞稿)。大法庭的理由是:招領通知單放進住處後,依一般社會觀念,可以期待對方在郵局營業時間去領,信就進入了對方的支配範圍;這樣也能避免收件人用自己的行為,左右通知生效的時間。
當面拒收的,郵局會當作無法投遞郵件退回(郵件處理規則第56條)。但照前面說的「達到」標準,信已經送到對方面前、對方隨時可以了解內容,拒收很難讓通知不生效。
寄件人反而該注意地址。寄錯地址,信根本沒進到對方的支配範圍;不確定對方住哪,可以同時寄到戶籍地與實際住居所。真的不知道對方姓名或居所、又不是自己的過失,民法第97條允許依民事訴訟法公示送達的規定通知。
另外,招領通知單也有假的。中華郵政的防制詐騙專區提醒,真的招領通知單會寫收件人姓名地址、掛號號碼、投遞單位的市話(不是手機)、通知日期與員工編號,而且不會另外裝進信封;有疑問可以打郵政客服 0800-700-365(手機撥 04-2354-2030),或到郵局臨櫃查證。
拒收或不去領,通常擋不住存證信函生效,只會讓自己錯過看信、處理的時間。
收到存證信函怎麼辦:先查真假、看期限,回覆別隨口承認
收到存證信函不等於被告,它還不是法院的文件。照這個順序處理:

- 先查真假:真的存證信函以掛號寄送,有郵局戳章、經辦員印章與存證號碼。要你匯款到陌生帳戶、只留手機號碼的,先打給寄件郵局或中華郵政客服查證。
- 看清楚期限:信裡的期限,可能決定遲延利息從哪天起算,或對方在期限後就要解約、終止租約。
- 對照事實:存證信函不證明內容是真的。逐項核對對方說的金額、日期、事實,把契約、收據、對話紀錄找出來。
- 決定要不要回:法律沒有規定一定要回。單純沉默,除非有特別情事,不會被當成同意(最高法院29年渝上字第762號判例);但不回,也不會讓對方的通知失效。
- 要回,就只寫有把握的事實:不同意的地方明確否認,回覆也用存證信函寄,留下表示過意見的證據。
假信不是想像出來的。根據警察廣播電臺 2024 年 7 月的報導,台中有詐騙集團寄假存證信函給一位婦人,說她兒子還欠公司 4 萬 2,200 元、3 天內不還就告詐欺;郵局與警方看出那封信沒有郵局戳章與經手行員印章、沒有存證號碼與信封,信上的公司地址也對不起來,婦人才保住積蓄。越是催你「3 天內匯款」的信,越要先查證再處理。
回覆最容易出事的,是一句「我會還,再給我一點時間」。最高法院的見解是,債務人承認對方的請求權存在,不限於明說,請求緩期清償、支付利息都可能構成承認(51年台上字第1216號判例),時效會因此中斷、重新起算;時效完成後明知還承認,還可能被認為拋棄時效利益(50年台上字第2868號判例)。回信不是寫給對方消氣的,是寫給日後的法官看的。
如果接著收到的是法院寄來的支付命令,就不一樣了:債務人要在送達後 20 日的不變期間內提出異議(民事訴訟法第516條),沒異議的話,對方就能拿支付命令聲請強制執行。
存證信函和律師函差在哪?效力一樣,差在誰寫、誰接手
律師函,是律師以代理人身分、用當事人名義發出的通知。依民法第103條,代理人在代理權限內以本人名義所為的意思表示,直接對本人發生效力;律師函可以用一般掛號寄,也可以用存證信函寄。所以兩者的法律效果,一樣取決於「寫了什麼、有沒有到達」,律師函和存證信函的差別,不在多一層強制力。
| 方式 | 誰寄 | 能證明什麼 | 比較適合 |
|---|---|---|---|
| 存證信函 | 任何人 | 郵局留副本,證明內容與交寄日;附回執證明收到 | 事實單純、自己寫得清楚的通知 |
| 律師函 | 律師以代理人名義 | 用存證信函寄時同左;用一般掛號寄時,內容要另外舉證 | 法律關係複雜、金額大、準備走程序 |
| 信函認證 | 法院公證處或民間公證人 | 司法院說明與存證信函效力相同 | 想走公證管道 |
| LINE、Email | 任何人 | 可能被採為證據,但有沒有收到、內容是否完整容易被爭執 | 日常溝通、先留紀錄 |
信函認證的說明見司法院常見問答:法院公證處或民間公證人辦的信函認證,效力與郵局存證信函相同,可以作為訴訟證明。
律師函多的,是律師先看過契約與證據、決定主張什麼與哪些話不寫,對方回應時也由律師接手判斷。律師函費用依個案而定。事實單純、請求清楚,自己寄存證信函就夠;法律關係複雜、一寫錯就可能失去權利,才值得先請律師看。
存證信函寄了沒回應:支付命令、調解、起訴怎麼接
對方收到信卻沒反應,下一步看三件事:證據完不完整、金額多大、你還想不想跟對方談。

| 路線 | 適合 | 費用與期間 | 要注意 |
|---|---|---|---|
| 支付命令 | 金錢請求、證據清楚、對方大概不會爭執 | 裁判費 500 元;對方收到後 20 日內可異議 | 對方一異議,就轉成訴訟或調解;3 個月內送不到對方就失效 |
| 鄉鎮市區調解 | 還想談、希望有第三方居中 | 除勘驗費外不收費 | 要雙方都願意坐下來 |
| 法院調解或起訴 | 對方爭執事實、需要法院判斷 | 依程序與金額 | 部分事件起訴前要先經法院調解 |
支付命令的依據是民事訴訟法第508條,裁判費 500 元見第77條之19;聲請時要表明請求的原因事實並「釋明」請求(第511條),契約、對帳單加上催告用的存證信函,就是常見的資料。對方合法異議,支付命令在異議範圍內失效,聲請視為起訴或聲請調解(第519條);發出後 3 個月內送不到對方,命令就失效(第515條)。
存證信函在這一步還有一個用處。金錢債務遲延時可以請求遲延利息,沒有約定利率的,法定利率是週年 5%(民法第233條、第203條);沒有確定付款日的債務,從催告到達那天起算,信裡定了期限的,從期限屆滿起算。存證信函和回執上的日期,就是你主張遲延利息從哪天起算的證據。
調解委員會設在鄉、鎮、市、區公所,辦理民事事件與告訴乃論的刑事事件,除勘驗費外不收任何費用(鄉鎮市調解條例第23條)。要打官司,10 萬元以下的金錢請求適用小額程序(民事訴訟法第436條之8);僱傭、合夥、親屬間的財產爭執,以及 50 萬元以下的財產權爭執等,起訴前原則上要先經法院調解(第403條)。
英國則把「先寫信」制度化了:依英國司法部的起訴前程序指引(Practice Direction – Pre-Action Conduct and Protocols),起訴前原則上要先寫信說明請求、事實與金額算法,單純案件給對方約 14 天回覆、非常複雜的最多 3 個月,不遵守的一方可能在訴訟費用上吃虧。台灣沒有這種一般性的寄信義務,這只是國外參考;但先用書面把請求講清楚、給對方時間回應,一樣能讓後面的程序更順。
不管走哪條路,都別忘了那 6 個月:請求後 6 個月內沒接上起訴、支付命令或調解,時效中斷就不算。
什麼情況建議先問律師,再寄或回存證信函
單純的催討與通知,照這篇的要素和範本多半能自己處理。下面這些情況,信怎麼寫會直接影響後面的權利,寄出或回覆前先請律師看過,通常比事後補救省事:
- 要解除契約或終止租約,一寄出就收不回來。
- 時效或除斥期間快到,需要精算日期和接下來的程序。
- 金額大,或牽涉工程、不動產買賣、公司股東之間的爭議。
- 收到的存證信函指控你違約、侵權,或要求高額賠償。
- 對方已經委任律師,或已經聲請支付命令、調解、起訴。
要不要先問律師,看的是「這封信寄錯了,損失補不補得回來」。需要請律師看看信的內容或幫忙擬回覆,可以預約敦洋法律事務所的律師諮詢,用 LINE 預約。帶著契約、往來訊息與對方的信件,討論起來會更有效率。
常見問題
存證信函可以手寫嗎?一定要用郵局的紙嗎?

可以手寫,也可以打字或寫好後影印,但要用郵局用紙或符合郵局規定的格式,每頁 10 行、每行 20 格、每格一字;塗改增刪要註明並蓋章,每頁不得超過 20 字。
存證信函寄出去可以撤回嗎?

郵件還沒投遞前,寄件人可以帶身分證、印章與郵局收據申請撤回(撤回費每件 15 元,還在原寄局免付費),但一般要 4 到 7 天才辦得完(中華郵政申辦時限表),信可能已經先送到;送到之後,撤回通知要比原信先到或同時到才有效(民法第95條第1項但書),解除契約的意思表示更是依民法第258條不得撤銷,寄出前就要想清楚。
收到存證信函不回,會被當成同意嗎?

單純沉默原則上不會被當成同意,但不回並不會讓對方的通知失效;信裡的催告、解約一樣從到達時起算,該處理的期限還是在走。
存證信函寄給公司,收件人要怎麼寫?

寫公司登記的全名與地址,並列法定代理人姓名;寄到公司的郵件交給收發人員,收發處拒收掛號郵件時,郵局會通知收件人到郵局領取(郵件處理規則第47條),地址最好以公司登記資料為準。
郵局只保存 3 年,自己那份弄丟了怎麼辦?

3 年內可以持郵局收據或身分證明,向原寄郵局申請查閱或另具副本證明,費用是存證費的半數;超過 3 年郵局副本就銷燬了,所以自己的副本要好好保存。
用 LINE 或 Email 通知,跟存證信函有什麼不一樣?

LINE 或 Email 也可能被法院採為證據,但對方可以爭執沒收到、內容不完整;存證信函由郵局留存副本、附回執證明收受,在重要的催告、解約上比較不容易被否認。
存證信函的期限要給幾天才合理?

法律多半只要求「相當期限」,要看事情的性質與準備時間;借款沒約定還款日的,法律明定要給一個月以上,住宅租賃的房東提前終止要在 30 日前書面通知,消費爭議可以參考臺中市政府建議的 7 至 10 天。
一定要先寄存證信函,才能聲請支付命令或提告嗎?

不一定,法律沒有一般性的「先寄存證信函」要求,可以直接聲請支付命令或起訴;但解除契約、因欠租終止租約這類權利,法律要求先定期催告,這時候存證信函就是你「催告過」的證據,日後也能拿來釋明請求、主張遲延利息的起點。
參考資料
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